เอกสารที่ใช้ในฝ่ายบัญชีนั้น ควรมีการออกแบบและวางระบบให้ชัดเจน ก็เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบและปฏิบัติงาน

หากจะจำแนกถึงลักษณะของเอกสารที่ว่าเป็นอย่างไรบ้าง มาดูกันสิ่งที่ต้องมีและจำเป็น

1. ชื่อ ที่อยู่บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (สนง ใหญ่ หรือ สาขา)

2. ชื่อของเอกสารที่ใช้

3. เล่มที่ เลขที่ของเอกสาร

4. สีของกระดาษควรให้แตกต่าง กรณีมีการทำสำเนา

5. การดาษที่สำเนา ก็ไม่ควรหนา หรือบางจนเกินไป

6. ระบุลงในเอกสารว่าเป็นของใคร ฝ่ายใด แผนกใด

7. นำเอกสารที่คล้ายกัน มารวมกัน